マンション管理組合は何のためにあるのか
区分所有法では「区分所有者は、建物並びにその敷地および附属施設の管理を行うための団体を構成」するよう定められています。
この団体こそが「管理組合」であり、住民全員で使うマンションの共用部を管理していきます。
実際に管理組合としての業務を行うのは、区分所有者の中から選出された数名の役員です。
しかし、区分所有者はそのマンションに住んでいる限り、全員が管理組合のメンバーとなるため、地域の自治会のように自由に脱退することはできません。
マンションの建物と住民を守る存在
マンション管理組合は、住民の快適な生活と、マンションの建物の価値を守っていく存在です。
居住者や近隣住民から騒音や不法投棄などの相談があれば、管理組合は問題について話し合い、具体的な行動で解決していきます。
また、マンションの修繕計画を立て、計画的に修繕工事を執り行うことも、管理組合の重要な業務です。
もし、大規模修繕工事の段になって、修繕積立金が足りず、その場しのぎの工事で済ませるような状態が続けば、マンションの資産価値は急激に低下してしまうでしょう。
マンション管理組合の役職
管理組合には、大きく分けて「理事」と「監事」という、二つの役職があります。
マンション管理組合の理事とは
理事とは、理事会と総会を開いて、マンション運営に関する決議を執り行い、業務を遂行する機関のことです。
理事の代表者が理事長であり、管理組合の代表として物事を決定していく重要なポジションです。
理事長の下には副理事長が置かれ、理事長不在時には代理で業務を行う権限があります。
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副理事長のさらに下には数名の理事が集まり、議事録を作成する「書記」や、収支状況をチェックする「会計」、地域の自治会との連絡窓口になる「広報」、備品の購入や経費を管理する「総務」など、様々な業務を分担します。
理事会と総会
理事会は、月に約1回の頻度で開催され、マンショントラブルや収支計画などについて、今後の運営方針や改善策を話し合う場です。
総会には、年に1回開催する「定時総会」と、大規模修繕工事の実施など大きな議題について理事の決議を求める「臨時総会」があります。
マンション管理組合の監事とは
監事とは、理事会の仕事をチェックする機関のことです。
議決権はありませんが、理事会が業務を遂行していない時や、適切に運営されていない時にはその状況をチェックし、総会で報告する重要な監査機関です。
マンション管理組合の役員の決め方
管理組合の役職は、年に一度の定時総会（通常総会）の中で決定します。
マンション管理組合の理事は、ほとんどのマンションで輪番制で選ばれています。
各階ごとに1～2名ずつ輪番で交代するマンションもあれば、立候補や推薦、くじ引きなどで決める所もありますが、いずれにせよ、「順番が来たら引き受ける」という制度になっているマンションがほとんどです。
マンション管理組合役員の任期
管理組合役員の任期は、大半のマンションで1年、または2年制になっています。
しかし、業務に慣れたタイミングで全役員が任期を迎えてしまうと、新しい理事が機能しなくなってしまうため、役員の任期をあえて半数ずらすマンションも増えてきました。
管理組合の住環境維持に関する業務
マンションの管理組合の仕事は、マンションごとに定められた「管理規約」で定められています。
その管理規約の雛形となるのが、国土交通省が制定した『マンション標準管理規約』であり、主に想定される業務の例が記載されています。
管理組合は、区分所有者全員が安心して生活し、建物の資産価値を保つために、マンション共用部の管理・点検や、地域や管理会社との渉外を行います。
1.共用部分の管理
共用部分の清掃やごみ処理などのほか、共用部分の火災保険や損害保険などの管理を行います。
2.風紀の保全
防災や風紀など、住民が安心して暮らせる環境となるよう、ルールを見直します。
3.外部との渉外活動
地域の自治体や町内会、管理会社との連絡を取りまとめ、住民に知らせます。
管理会社からの提案や工事の打診などがあれば、管理組合が内容をチェックし、維持管理業務に反映させるべきかを検討します。
なお、地域の自治会とマンションの管理組合はそれぞれ別の組織ですので、自治会で行う活動の費用は、マンション管理費用とは区別しなければなりませんのでご注意ください。
管理組合のマンション修繕計画に関する業務
管理組合の業務の中でも特に重要性が高いのが、マンションの修繕計画に関する業務です。
どんなに良い設備とマナーの良い住民が揃っていても、メンテナンスを行わなければ、建物はいずれ老朽化し、資産価値が落ちて修繕費用も割高になってしまいます。
1.長期修繕計画の管理
長期修繕計画とは、25～30年におよぶマンションの長期的な維持管理について、工事箇所や修繕費用などをまとめた計画書のことです。
長期修繕計画は、一度作成しただけで終わらせず、修繕積立金の回収状況や共用部分の劣化状況などを確認しながら、5年程度の周期で内容を見直し続けなければなりません。
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長期修繕計画の見直し費用は？5年周期で見直す必要がある？
また、長期修繕計画で定めた修繕積立金を漏れなく回収し、本来の収支計画に近づけることも、管理組合の重要な業務のひとつです。
2.大規模修繕工事に向けた準備
大規模修繕工事の施工業者やコンサルタント選定のほか、それらの業者と住人のパイプ役になります。
しかし、理事や監事はただでさえ多くの通常業務を抱えており、大規模修繕工事のタイミングで任期が終わる可能性もないとは言い切れません。
そのため、役員以外の区分所有者から「修繕委員会」を作成し、大規模修繕工事をとりまとめるマンションもあります。
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サポートを味方にして主体的に動く管理組合へ
管理組合の業務は非常に多岐に渡り、時には、不動産や建築、リフォームの専門的な知識が必要になります。
輪番制やくじなどで急に管理組合に選出され、見慣れない専門用語や書類の処理に戸惑うこともあるでしょう。
そのため、マンションの管理会社やマンションコンサルタントなど、様々な専門家のサポートを受けながら、自分たちだけでできる仕事にしっかり時間を割けるような工夫が大切です。
管理組合はマンション住民の代表
もし、修繕工事や共用部分の修理などを、そのマンションに住んでいない管理会社に任せきりにしてしまうと、住民の実生活と大きくかけ離れた維持管理になってしまう恐れがあります。
マンションに住む区分所有者全員の理想を、修繕やリフォームに反映できるかどうかは、住民の意見を取りまとめる代表者、つまり、管理組合の働きにかかっています。
管理会社やコンサルタントを味方にして、管理組合のメンバーそれぞれが、得意分野を活かして活躍できる組織作りを目指していきましょう。
