大規模修繕工事の修繕委員会とは
大規模修繕の修繕委員会（専門委員会）とは、マンションの居住者で構成された、大規模修繕工事を進めるチームのことです。
大規模修繕工事を計画するための専門委員会は、理事会決議によって設置され、理事会からの諮問があれば、随時調査して報告し、互いに連携しながら、大規模修繕工事を進めていくことになります。
修繕委員会の必要性
修繕委員会は、大規模修繕工事の際、必ず立ち上げる必要はありません。
しかし、修繕委員会は、管理組合員や理事会などの執行部の負担を減らし、安全に長期修繕計画をまとめるためにも、非常に重要な役割をもつ機関です。
通常業務で手一杯になりやすく、一定期間が経つと任期が終了してしまう管理組合の理事会や監事に代わって、修繕委員会が大規模修繕工事を取りまとめることで、より綿密で一貫性のある長期修繕計画を作成できます。
修繕委員会はなくても工事は行える
戸数の少ないマンションであれば、修繕委員会を立ち上げずに、大規模修繕工事を行うことも可能です。
しかし、修繕委員会を発足することには、より住民目線の修繕計画を立てられるという重要な意味もあるため、発足せずに工事を進めるかどうかは、慎重に検討しなくてはなりません。
管理組合やその理事会主導で大規模修繕工事を行う場合は、通常業務と同時進行で、業者とのやり取りを行わなければなりません。
また、前出の通り、大規模修繕工事の計画中に任期切れが発生することもあるため、まとまりのない修繕計画とならないよう、引き継ぎにもしっかり時間を割いておく必要があります。
管理組合の方必見！マンションの大規模修繕工事の進め方や流れは？
修繕委員会の役割
修繕委員会の主な仕事には、以下のようなものがあります。
大規模修繕計画の作成
修繕委員会の最も重要な役割は、マンション管理組合の執行部に代わって、大規模修繕計画を作成することです。
工事業者や設計事務所とやり取りを進め、工事期間や修繕箇所の調査、修繕に必要な予算などをまとめ、理事会に提出しなくてはなりません。
作成された長期修繕計画は、総会において、理事会決議で最終決定します。
大規模修繕を行う施工業者選び
修繕委員会のメンバーが施工業者との窓口になり、費用や工事内容を打ち合わせます。
リフォームの専門家ではないメンバーでは、業者からの提案が適切かどうか、見極めるのは非常に難しいため、建築従事者や有資格者など、建築に詳しい従業員をメンバーに迎えておくとよいでしょう。
住人のクレーム対応や相談窓口
大規模修繕工事に関する、マンションの区分所有者の意見をまとめて、工事内容に反映させることも、修繕委員会の大切な役割です。
区分所有者への説明会やアンケートの実施、進捗報告などを行い、大規模修繕に対して不安や反対意見を持つ住人への対応なども行わなくてはなりません。
修繕計画の長期管理
非常に大規模な工事となる大規模修繕は、完了までに数年かかってしまうこともあります。
大規模修繕の計画から施工完了という長いあいだ、修繕工事内容や予算計画にブレが生じないよう、修繕委員会が責任をもって取りまとめなくてはなりません。
修繕委員会でできないこと
修繕委員会には、大規模修繕工事に関する決断を下す権限はありません。
修繕委員会は、あくまでもマンションの区分所有者で構成された、管理組合の下位組織ですので、工事業者の決定や修繕計画に対して、最終的にGOサインを出すのは、マンション管理組合員の理事会決議です。
修繕委員会の立ち上げに必要なもの
効率良く修繕委員会を結成するためには、メンバー選びや規則の方向性などを、前もって定めておくとよいでしょう。
修繕委員会のメンバーを募集する
修繕委員会の選定には、年齢制限や人数の定めはありません。
しかし、工事の公平性を保つためにも、張り紙や掲示板などで居住者から有志を募集し、できる限りバランスのよいメンバーを選定した方がよいでしょう。
身内だけ、または特定の年齢層・性別で結成されたメンバーでは、例え他意がなくとも、「自分たちに都合よく修繕を進めるのではないか」と、他の居住者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。
また、多数決を取る時に備えて、メンバーは、5人または7人など、奇数で構成することが望ましいでしょう。
修繕委員会のメンバーが集まらないとき
修繕委員会のメンバーが募集できなくても、大規模修繕工事を行うことは可能です。
ただし、その場合、マンションの理事会や組合員、管理会社主導で工事を進めることになり、住人全体の希望が修繕に反映されない恐れがあります。
大規模修繕工事の専門家も探しておく
建築従事者や有資格者などの専門家がいない修繕委員会では、大規模修繕工事を適切に進められない恐れがあります。
しかし、建築従事者や有資格者がメンバーに含まれていても、「住人」という立場である限り、修繕計画の公平さが失われかねません。
適切、かつ公平な修繕計画を立てるためにも、第三者的な目線で修繕を導いてくれる、設計事務所やマンション管理士、大規模修繕工事の施工実績をもつ施工業者などのコンサルタントを、あらかじめ探しておく必要があります。
マンション管理士などにコンサルタント業務を委託できれば、工事業者からの見積もりの正当性や、業者の社会的信用度、修繕箇所の見極めなどを、専門家の目線でアドバイスしてもらうことができます。
コンサルタント料が別途発生してしまいますが、修繕の予算を不要な工事にかけてしまったり、相場以上の金額で契約してしまったりするリスクを抑えてもらうことができますので、結果的に、適正価格での修繕が可能です。
修繕委員会の規則を作る
不特定多数が集まって構成される修繕委員会には、一定のルールが必要です。
規約や運営細則を作って、少しでも円滑に話し合いが進む環境を用意しましょう。
運営細則を作る
委員会の目的や人数、役員構成、委員会内での権限などをまとめた、細則や規約を準備します。
運営細則の作り方やテンプレートなどは、マンション管理士からもらうことができます。
執行部を選定する
修繕委員会のメンバーから、最低でも1,2人は、全員の意見をまとめる権限をもつ「理事長」、理事長の補佐を務める「副理事長」、会議の議事録を作る「書記」を選定しておきましょう。
書記や副理事長は、メンバーを固定せず1カ月などの交代制にして、委員会の負担を減らすことも可能です。
報酬額や経費の支払い方法を設定する
修繕委員会メンバーへの報酬の支払いは、義務ではありません。
しかし、運営にあたって、コピー機や自家用車の使用といった支払いが発生した時は、報酬ではありませんが、管理費の中から住民が負担した金額を、経費として支払われなくてはなりません。
この時、経費となる支払いの種類や、経費にできる金額の上限も、規約の中で決めておくことをおすすめします。
