マンション理事会の開催目的
マンションでは、マンションの日常的な維持管理について、問題点や解決方法を話し合うために理事会を開催します。
理事会は、区分所有者が参加する必要はなく、管理組合の理事のみで開催することができますが、開催するためには、理事の半数以上が出席しなくてはなりません。
また、話し合いは理事メンバーのみで行い、理事長が議決権を持ちます。
マンションの理事長とは？どんな仕事？選出されて不安な方は必見です！
しかし、管理規約や区分所有者の意見を反映させなかったり、管理会社に丸投げするような議決を続けたりしていると、不正な管理組合運営とみなされる恐れがあります。
理事会の開催頻度
理事会は、月に1回は開催することが望ましいですが、2カ月、または3カ月程度の頻度で開催されるマンションもあります。
しかし、あまりにも理事会の開催間隔が開きすぎると、トラブルやクレームが深刻化したり、対応が遅れて手に負えなくなったりする恐れがあります。
議題の深刻度や複雑さに応じて理事会の頻度を増やしたり、一年間で話し合う議題をあらかじめ決めたりして、役員メンバーの負担を軽減しながら適切な開催頻度を定めておきましょう。
理事会は総会に向けた前準備
理事会で話し合った内容は、年に一度開催される総会にも反映されます。
総会前に開催される理事会は「総会前理事会」として区別されることもあります。
マンション総会の目的と種類
総会とは、区分所有者全員でマンション運営の重要な方針を決める、最も重要な会です。
総会には、「通常総会」と「臨時総会」があり、会を開く権限（招集権限）は理事長にあります。
年に一度行われる「通常総会」
年に一回行う総会のことを「通常総会」、または「定期総会」と呼び、1年間の活動報告や、来期の運営方針などを話し合います。
通常総会は、主に期の変わり目に行われ、来期の運営方針や役員の選出、管理会社との契約更新可否など、重要な議題を決定する集会です。
区分所有法第43条では、招集は総会の2週間前までには組合員に呼びかけるよう定めており、同法34条では、最低でも毎年1回は開催するよう定められています。
臨時で開催される「臨時総会」
大規模修繕工事の開催や、不祥事による役員の交替、収支状況の悪化、管理規約の改定など、期の途中で起こるイレギュラーな問題について話し合う集会が、「臨時総会」です。
マンションの管理規約を改正(見直し)するには？管理組合の方は必見です！
臨時総会は、理事長が招集して開催することもできますが、理事長や役員の不正について話し合うときは、監事が招集することもできます。
総会は決議内容に応じて可決条件が異なる
総会の議題は、今後のマンション運営を決める重要なものばかりです。
そのため、総会の決議事項は、「普通決議」事項と「特別決議」事項に分けて、それぞれの深刻度に応じた議決権を集めるよう、区分所有法で定められています。
もし、総会の参加人数が議決権に満たなかった時は「流会」となり、議決することができませんので、早めに招集通知書を作成し、なるべく多くの区分所有者へ参加を呼び掛けましょう。
普通決議が必要な議題
普通決議では、議決権の2分の1以上の賛成が集まることで可決されます。
普通決議の議題
- 収支計画の決定、変更
- 理事会役員の選任&解任
- 管理会社の契約更新&変更
- 使用細則の改定
などがあります。
特別決議が必要な議題
特別決議は、議決権の4分の3以上の賛成が必要になり、普通決議よりも重要性が高い内容になります。
特別決議の議題
- 管理規約の改定
- 管理組合の法人化
- 管理組合の解散
- 共有部の軽微な変更、リフォーム
- 専有部の使用ルール変更
などがあります。
大規模修繕工事は「特別決議」事項
大規模修繕工事の実施に関しては、建物の軽微な修繕は「共有部のリフォーム」に該当するため、特別決議で可決します。
管理組合の方必見！マンションの大規模修繕工事の進め方や流れは？
ただし、建物の大々的な建て替えが含まれる場合は、同じ特別決議でも、議決権の5分の4以上の賛成が必要となりますので区別しておきましょう。
なお、大規模修繕工事に向けた修繕積立金の取り崩しは普通決議で可決することができます。
